Ricardo Karsten discorre sobre as experiências das organizações em suas iniciativas de BI, identificando as escolhas que devem ser feitas e sugerindo ações de como tratá-las. Os aspectos mencionados fazem, segundo o autor, a diferença entre o sucesso ou a frustação de um projeto.

Apesar de iniciativas focadas no desenvolvimento de sistemas de informações gerenciais existirem há muito tempo (imagino que desde que as primeiras organizações foram criadas), projetos corporativos tratando do desenvolvimento de soluções a partir da extração e consolidação de volumes consideráveis de dados (conhecidos como BI) proliferaram durante a última década, a partir do surgimento de tecnologias especialistas e da necessidade de gerenciar com base em fatos e informações. Passados os primeiros anos de experiências com estes projetos, algumas lições foram aprendidas a partir dos erros e acertos cometidos.

A partir da compreensão destes fatos, vamos sugerir estratégias e práticas levando-se em conta os maiores dilemas dos CIO´s e executivos de negócio ao decidir por projetos desta natureza. Nosso propósito é mostrar que decisões errôneas quanto a estas questões podem representar a diferença entre o sucesso ou a frustação com estas iniciativas. Nossas sugestões estarão baseadas na premissa que a função do BI é disponibilizar as informações necessárias para o gerenciamento do desempenho desejado, de forma assertiva, acurada, rápida, intuitiva e segura. Antes de explorarmos esta função, vamos tratar da talvez primeira questão que surge quando pensamos em BI.

Minha Organização precisa de um BI ?

Ninguém questiona ou tem dúvidas que qualquer organização que tenha maiores pretensões competitivas deve disponibilizar aos seus executivos as informações necessárias às suas atividades. A questão é qual a melhor forma de suprir esta necessidade. Os relatórios e planilhas disponíveis são suficientes ou devemos implantar tecnologias como BI e DW ?

Quem não precisa de informações que mostrem o desempenho das várias dimensões do negócio, identifiquem oportunidades e problemas, ao mesmo tempo que criam um padrão de gestão e controle do negócio?

Falar em consenso é exagero, mas verifica-se hoje uma visão que o uso de tecnologias especialistas é um caminho inevitável. Em ambientes cada vez mais competitivos, quem não precisa de informações que mostrem o desempenho das várias dimensões do negócio, identifiquem oportunidades e problemas, ao mesmo tempo que criam um padrão de gestão e controle do negócio ? Os CIO´s e muitos executivos de negócio sabem que os relatórios e planilhas têm limitações para atender esta necessidade e vêem no BI a solução do problema. Se alguma iniciativa ainda não foi iniciada, sabe-se que é questão de tempo. Diante disso, vamos a pergunta que surge naturalmente.

Como devo iniciar uma iniciativa de BI ?

O crescimento do mercado de BI pode ser evidenciado pelas muitas iniciativas iniciadas pelas organizações durante estes últimos anos. É até comum encontrarmos organizações com várias iniciativas paralelas, muitas vezes iniciadas e lideradas por executivos de negócios, que diante da necessidade de qualificar sua gestão buscam caminhos que não podem esperar estratégias de TI que não priorizam as suas necessidades específicas. Outras vezes iniciativas são (ou foram) meras experiências de alguma tecnologia para demandas nem sempre definidas ou organizadas, nem podendo ser caracterizadas como um Projeto (considerando-se que um projeto é uma iniciativa com uma equipe dedicada, seja full ou part time, com objetivos, escopo e métodos claramente definidos).

A solução integrada provavelmente utilizará um “mix de ferramentas e tecnologias”, conforme os diferentes perfis e necessidades dos usuários.

É provável que chegará o momento em que se deva buscar uma padronização (total ou parcial) das tecnologias e métodos utilizados, migrando-se as iniciativas departamentais para um processo planejado e organizado. A solução integrada provavelmente utilizará um “mix de ferramentas e tecnologias”, conforme os diferentes perfis e necessidades dos usuários, ao mesmo tempo que definirá padrões comuns que facilitem o gerenciamento e crescimento do BI. Quanto mais se retarda esta organização, mais difícil será a migração (tecnológica e culturalmente).

Geralmente, este paraíso sonhado de “projetos simples, rápidos e baratos” é plantado por fornecedores oferecendo “soluções rápidas”, com os famosos cubos pré-formatados ou até aplicações prontas. Estas soluções pouco preocupam-se com os processos de extração ou com a qualidade dos dados, ou mesmo com as reais necessidades de informação da organização. O foco é vender e implantar algo rapidamente, passando-se a imagem para o cliente que BI é algo bastante simples e barato. Diante desta simplicidade, por que tratá-lo como um projeto ?

Projetos de BI envolvem mudanças de culturas e comportamentos, padronização de conceitos e processos gerenciais e a quebra de poderes até então ocultos em determinadas áreas.

Infelizmente este paraíso não existe. Apesar da sua necessidade e dos benefícios que pode trazer, projetos de BI envolvem, além das complexidades no tratamento dos dados, mudanças de culturas e comportamentos, padronização de conceitos e processos gerenciais e a quebra de poderes até então ocultos em determinadas áreas. Sugere-se que seja efetivamente tratado como um projeto com o seu devido planejamento e gerenciamento, com uma equipe dedicada e capacitada para tratar dos desafios que terão pela frente.

Sugere-se iniciar e focar naqueles temas e processos mais críticos para o desempenho do negócio. Os resultados que daí advirão mostrarão o quanto a organização pode e deve continuar investindo.

Quanto aos custos envolvidos, dependerão das capacidades de cada organização e da amplitude no escopo definido. Sugere-se iniciar e focar naqueles temas e processos mais críticos para o desempenho do negócio. Os resultados que daí advirão mostrarão o quanto a organização pode e deve continuar investindo. De qualquer forma, tenha paciência. O esforço para a mudança cultural e gerencial é tão ou mais desafiador que o esforço tecnológico. Isto exige tempo, planejamento e persistência.

Na próxima edição, vamos examinar algumas escolhas que deverão ser feitas para encaminhar o projeto

  • Ferramenta ou Aplicação ?
  • Qual a tecnologia ?
  • Qual a equipe de projeto ?
  • Qual o escopo do projeto ?